Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) korrekt abschreiben

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind eine in Deutschland definierte Klasse des Anlagevermögens. Nach § 6, Absatz 2 des Einkommenssteuerrechts zeichnet sich ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) dadurch aus, dass es ein selbstständig nutzbarer, beweglicher und abnutzbarer Gegenstand ist.

Selbstständig nutzbar bedeutet dabei, dass die Nutzbarkeit des Gutes nicht von anderen Gegenständen abhängen darf. Ein Anhänger beispielsweise wäre kein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut, da dieser nicht ohne Fahrzeug nutzbar ist. Die Voraussetzung der Beweglichkeit bedeutet, dass zum Beispiel Gebäude oder Gebäudeteile nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten könne. Zu guter Letzt müssen geringwertige Wirtschaftsgüter einer wirtschaftlichen oder technischen Abnutzung unterliegen und die Nutzungsdauer muss voraussichtlich mindestens ein Jahr betragen.

Voraussetzung für die Einstufung als geringwertige Wirtschaftsgüter

Abgesehen davon, dass geringwertige Wirtschaftsgüter abnutzbar, beweglich und selbstständig nutzbar sein müssen, ist der maximale Anschaffungspreis ein relevanter Faktor bei der Beurteilung, ob es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt. Die Anschaffungs-, bzw. Herstellungskosten dürfen einen Betrag von 800€ nicht übersteigen, um in die GWG-Grenze zu fallen.

Zu den Anschaffungskosten gehören nicht nur die Kaufkosten, sondern ebenfalls alle Kosten die anfallen, um das Wirtschaftsgut in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, also auch Transport oder eine Transport-Versicherung. Zudem musst Du stets die Anschaffungs- und Herstellungskosten ohne Vorsteuer betrachten, um festzustellen, ob das Wirtschaftsgut unter die GWG-Grenze fällt.

Stellst Du Wirtschaftsgüter selbst her, so sind die Herstellungskosten nach § 255 Absatz 2 HGB zu berechnen.

Beispiele für typische geringwertige Wirtschaftsgüter

Als typische Anlageobjekte sind Gegenstände, die ohne andere Maschinen nutzbar sind wie:

• Bürogeräte wie Druck-, Scan- und Kopierer in Multifunktion oder PC’s (Vorsicht: Computer hingegen sind nicht selbstständig nutzbar, da Du für diese zusätzlich einen Bildschirm bräuchtest)
• Einrichtungsgegenstände wie Schreibtische, Stühle o.ä.
• Bücher
• Lampen welche frei stehen
• Kaffeemaschinen
• Werkzeuge wie Hammer, Schraubendreher und auch Messer
• Telefone
• Beruflich genutzte Software (Buchhaltungssoftware)

Was ist kein GWG und warum?

Es zählen alle Gebrauchsgegenstände, die nicht selbständig genutzt werden, laut EStG nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter. Dazu zählen unteranderem Computerbildschirme, Drucker mit reiner Druck-Funktion, die ohne angeschlossenen PC nicht nutzbar sind und Werkzeuge wie Bohrer oder Fräser, die als Ergänzung zu einer Maschine fungieren. Prüfe also präzise, ob das von Dir zur Anschaffung geplante Wirtschaftsgut wirklich den oben genannten Kriterien entspricht.

Zudem solltest Du prüfen, ob es sich bei dem Gut um etwas zum Zweck der Instandhaltung handelt, oder ob es dabei gar eine nachträgliche Anschaffung ist, die zur Funktion eines bereits erworbenen Wirtschaftsguts beiträgt. Sollte es sich um eine nachträgliche Anschaffung handeln, dann wird das Wirtschaftsgut der ursprünglichen Anlage zugeschrieben und mit dieser zusammen abgeschrieben. Die Anschaffungskosten der ursprünglichen Anlage erhöhen sich dann um den Betrag des nachträglich angeschafften Gutes. Ist es hingegen ein Wirtschaftsgut, dass dem Zweck der Instandhaltung dient und somit ein Anlagengut damit gewartet, repariert oder gepflegt wird, so kann es als Erhaltungsaufwand sofort abgeschrieben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter korrekt abschreiben: So funktionierts

Hast Du ein gut angeschafft, welches die oben genannten Kriterien erfüllt, so musst du dich zwischen verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten der Abschreibung entscheiden. Eine genaue und akribische Aufzeichnung der Güter und Kosten ist dabei unerlässlich. Da alle geringwertigen Wirtschaftsgüter eine Betriebsausgabe sein müssen, das heißt, durch Barentnahme aus der Unternehmenskasse, durch Zahlung über das Firmenkonto oder die Firmenkreditkarte getätigt werden – achte also auf eine korrekte Dokumentation und Verbuchung.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der Abschreibung: Die sofortige (Voll-)Abschreibung und sie Sammelabschreibung über mehrere Jahre. Im Folgenden erläutern wir Dir alle gesetzlichen Details, die Du zur korrekten Abschreibung Deiner geringwertigen Wirtschaftsgüter wissen musst.

Vorab: Eine Besonderheit stellen bei der Abschreibung Wirtschaftsgüter dar, die als Einlage in das Betriebsvermögen fließen. Bei diesen berechnet sich der Wert des Wirtschaftsgutes nach dem Einlagewert. Dieser wiederum hängt vom Zeitpunkt der Einlage nach Anschaffung ab.

Bei einem Einlagenzeitpunkt innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung ist der Ausgangswert der Kaufpreis, abzüglich vorgenommener Abschreibungen, also der Restwert zum Zeitpunkt der Einlage. Bei einem späteren Einlagenzeitpunkt ist der Ausgangswert lediglich ein Schätzwert, welcher annimmt, welcher Preis beim verkauf des Gutes noch erzielt werden könnte.

Gesetzliche Grundlagen zur GWG-Abschreibung

Die gesetzliche Grundlage für GWG-Abschreibungen bildet § 6 Absatz 2 des Einkommenssteuergesetzes. Dieses wird regelmäßig aktualisiert, weshalb sich eine jährliche Prüfung der GWG-Grenzen empfiehlt. Bis 2017 waren beispielsweise nur Wirtschaftsgüter für die Sofortabschreibung zugelassen, die einen Netto-Betrag von 410 € nicht überschritten – zu Jahresbeginn 2018 erhöhte sich diese Grenze auf fast das doppelte, nämlich 800 €.

Die GWG-Grenze

Die GWG-Grenze definiert den maximalen Anschaffungspreis einer Ware. Dabei gilt stets der Preis pro Stück, auch wenn es sich um mehrere Güter gleicher Art handelt. Kaufst Du also beispielsweise 6 Stühle zu je 150€, so werden diese separat begutachtet und als „Menge von Stühlen“.

Für Sofortabschreibungen gilt: Wirtschaftsgüter, die einen Netto-Betrag von 800 € nicht überschreiten, können im Jahr der Abschaffung direkt und vollumfänglich steuermindernd als Betriebsausgabe angesetzt werden. Wird diese Variante nicht im Anschaffungsjahr gewählt, so ist eine Sofortabschreibung in einem Folgejahr nicht mehr möglich.

Bei der Sammelpostenabschreibung verhält es sich anders: Wirtschaftsgüter, die einen Betrag von 250 € nicht unter-, und einen Betrag von 1000 € nicht übersteigen, können als Sammelabschreibung über mehrere Jahre steuermindernd geltend gemacht werden. Der Sammelposten ist dabei ab dem Jahr der Anschaffung jährlich zu einem Fünftel abzuschreiben.
Wichtig: Entscheidest Du Dich für eine Sammelpostenabschreibung, so müssen alle in dem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter, die nicht mehr als 1000 € gekostet haben, in den Sammelposten aufgenommen werden. Es ist dann nicht möglich, einzelne Wirtschaftsgüter als Sofortabschreibung zu werten.

Betriebliche Anschaffung bis 250€ werden nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter bezeichnet. Diese Kleinbeträge kannst Du sofort vollständig als Betriebskosten verbuchen. Die Alternative, die Anschaffung über die gesamte Nutzungsdauer abzuschreiben, bleibt jedoch bestehen.

Möglichkeiten bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Hier fassen wir Dir noch einmal kurz und kompakt die Möglichkeiten der Abschreibung in einer Übersicht zusammen:

• Bei Nettoanschaffungskosten bis 250 €: Solche Güter werden sofort abgeschrieben, hier besteht keine Wahlmöglichkeit.
• Bei Nettoanschaffungskosten zwischen 250,01 € und 800 €: wahlweise Sofortabschreibung (§6 Abs. 2 EStG) oder als Poolabschreibung, d.h. Bildung eines Sammelpostens (§6 Abs. 2a EStG)
• Für alle Wirtschaftsgüter deren Nettoanschaffungskosten oder Herstellungskosten über 800 € und unter 1000 € liegen: Poolabschreibung oder Regelabschreibung über die Nutzungsdauer laut der AfA-Tabelle

Welche Variante gewählt wird, um die Investitionen bestmöglich abzuschreiben sollte gut durchdacht werden, denn in einem Jahr muss man sich für Poolabschreibung oder Sofortabschreibung entscheiden.

Im Folgenden haben wir ein paar Fallbeispiele für Dich bereitgestellt, um Dir die Entscheidung für Deine Abschreibung zu erleichtern.

Fall 1: Anschaffungskosten und Herstellungskosten bis 250EUR eines GWG

Du kaufst für Dein Büro einen ergonomischen Schreibtischstuhl für 230 €. Da dieser unter die Mindest-Grenze für die Einstufung als geringwertiges Wirtschaftsgut fällt, wird Dein neuer Schreibtischstuhl direkt abgeschrieben.

Kaufst Du zusätzlich noch ein paar schicke Schreibtischstühle für Deine Mitarbeiter, die je 180 € kosten, so werden diese ebenfalls im Jahr der Anschaffung direkt mit abgeschrieben.

Fall 2: Anschaffungskosten und Herstellungskosten von 251 € bis 1000 € eines GWG

Nahmen wir an, zu Deinem neuen Bürostuhl kommt auch noch ein leistungsstarker PC hinzu, der 900 € kostet, sowie ein Mitarbeiter-PC für 750 €. Nun könntest Du den Mitarbeiter-PC im Anschaffungsjahr sofort abschreiben, da dieser unter die Grenze der 800 € fällt. Was ist jedoch mit dem teureren PC?

Nun, wie bereits oben erwähnt können geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Betrag von 800 bis 1000 € nur als Sammelabschreibung abgeschrieben werden. Entscheidest Du Dich jedoch für eine Sammelabschreibung, so müssen auch alle anderen Güter innerhalb der GWG-Grenzen von 250 bis 1000 € in den Sammelposten aufgenommen werden.

Das solltest Du bei der Abschreibung von GWG mit Sammelposten beachten

In einem Sammelposten müssen alle Wirtschaftsgüter enthalten sein, welche Du in einem Jahr angeschafft oder hergestellt hast, und die in den GWG-Grenzen von 250 bis 1000 € liegen. Ist ein Sammelposten angelegt, so kannst Du die darin enthaltenen Wirtschaftsgüter über 5 Jahre abschreiben. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wirtschaftsgüter, die einen Nettowert von 800 € nicht übersteigen. Diese können im Folgejahr (dem Jahr nach Anschaffung) sofort abgeschrieben werden. So kannst Du Deine Steuerlast zeitnah zur Anschaffung senken.

Aufzeichnungspflichten für geringwertige Wirtschaftsgüter

Für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter gilt, dass sie nach § 6 Absatz 2 des EstG in einem separaten Verzeichnis zu führen sind, welches kontinuierlich fortgeschrieben wird. Dieses Verzeichnis hat folgende Aspekte zu umfassen:

• Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
• genaues Datum der Anschaffung oder Herstellung
• genaue Bezeichnung des Gegenstandes (ggf. mit laufender Nummer)

Die günstigste Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter finden

Die Tatsache, dass die GWG-Grenzen so drastisch erhöht wurden, bedeutet für Dich als Unternehmer: Du kannst viele Deiner Anschaffungen problemlos sofort abschreiben. Zudem sinkt für Dich auch der bürokratische Aufwand von Abschreibungen erheblich. Da eine Abschreibung über den gesamten Nutzungszeitraum des Gutes mit viel Aufwand verbunden ist, ist es für Dich von enormem Vorteil, dass Du nun einen größeren Teil Deiner Anschaffungen direkt im Anschaffungsjahr abschreiben kannst.

Beispiel

Mit einem kurzen Beispiel erklären wir Dir das System der geringwertigen Wirtschaftsgüter und deren Abschreibung kompakt und einfach.

Für sein Restaurant kauft der Inhaber 12 neue Stühle zu je 60€, 4 Loungesessel für je 300€ und 2 Regale für jeweils 1000€. Nun möchte er wissen wie er am Ende des Jahres seine Steuererklärung optimieren kann.

Nun ist für die Stühle ein Sofortabzug im Anschaffungsjahr von 720€ möglich, da die einzelnen Netto-Beträge nicht die GWG-Grenze von 250€ überschreiten. Bei den Loungesesseln kann der Unternehmer ebenfalls eine Sofortabschreibung tätigen, denn jeder Sessel liegt zwischen 250€ und 800€. Diese müssten dann in sein Verzeichnis der geringwertigen Wirtschaftsgüter aufgenommen werden. Beides zusammen ergäbe also einen Sofortabzug von 1920€.

Wenn der Inhaber es so gestaltet, müsste er die Regale laut Afa-Tabelle über die reguläre Nutzungsdauer abschreiben. Sollte er sich stattdessen für einen Sammelposten und die Poolabschreibung entscheiden dann fügt er die Regale und die Sessel als Sammelposten zusammen. Er kommt dann auf einen Betrag von 3200€, welchen er auf 5 Jahre abschreiben kann. Dies ergibt eine Abschreibung von jährlich 640 €.

Um genau zu sehen, welche Variante am vorteilhaftesten ist, muss der Inhaber eine kleine Rechnung durchführen:

Erster Fall: Sofortabschreibung Stühle und Sessel: 1920 €

Regelabschreibung Regale über 13 Jahre: 153,85 €

Abzuschreibender Betrag im Jahr des Kaufdatums = 2073,85 €

Zweiter Fall: Sofortabschreibung Stühle: 720 €

Sammelabschreibung Regale und Sessel: 640 €

Abzuschreibender Betrag im Jahr des Kaufdatums = 1360 €

Bewertung der beiden Varianten

Um in diesem Jahr ein Maximum an Ausgaben von der Steuer abzusetzen, sollte der Inhaber also die erste Variante wählen. Hier ist der Abzug bedeutend höher als im zweiten Fall, sodass die Steuerersparnis im Anschaffungsjahr erheblich ist.

Es bleibt jedoch an Dir, abzuwägen, ob es für Dein Unternehmen vorteilhafter ist, im laufenden Jahr hohe Abschreibungen zu haben und in den Folgejahren geringe. Vielleicht passt es besser zu deiner Gewinnstruktur, über mehrere Jahre hinweg mittelhohe Abschreibungen zu tätigen.