Unabhängigkeit und Freiheit stehen für dich an erster Stelle? Eine Tätigkeit als virtuelle Assistenz bietet genau das. Als virtuelle Assistenz kannst du von zuhause aus im HomeOffice Geld verdienen und den ersten Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Dank Corona erfreut sich die ortsunabhängige Arbeit immer größerer Beliebtheit – und durch deine räumliche Freiheit wirst du auch für Kunden aus aller Welt attraktiv.
Die virtuelle Assistenz – oder auf Englisch virtual assistant – punktet im Bereich der Fernarbeit. Wenn dich der Beruf als virtuelle Assistenz interessiert, bist du hier genau richtig. Was du alles wissen und mitbringen musst, ist hier für dich gesammelt.
Was ist virtuelle Assistenz?
Eine Assistenz übernimmt viele verschiedene Aufgabenbereiche innerhalb eines Unternehmens. Eine virtuelle Assistenz erweitert sich eben um den virtuellen Aspekt. Das bedeutet, dass du ortsunabhängig ein Unternehmen online unterstützt. Dabei übernimmst du die Aufgaben, die das Unternehmen von der wichtigen Arbeit abhalten. Denn meist gibt es so viel zu tun, dass Arbeitnehmer kaum genug Zeit haben, alles zu erledigen. Da kommt die virtuelle Assistenz ins Spiel.
In Amerika ist die virtuelle Assistenz schon weit verbreitet, während sie in Deutschland langsam an Beliebtheit gewinnt. Dank des Bestsellers „Die 4-Stunden-Woche“ von Tim Ferris werden deutsche Unternehmen immer aufmerksamer auf die virtuelle Assistenz, um ihre Angestellten zu entlasten. Dabei ist es vollkommen egal, wie weit die virtuelle Assistenz von dem Unternehmenssitz entfernt ist – wichtig ist nur die Internetverbindung.
Definition: Was macht eine virtuelle Assistenz?
Die virtuelle Assistenz unterstützt das Unternehmen in vielen verschiedenen Bereichen. Abhängig von deiner Erfahrung und deiner Ausbildung, kannst du Schwerpunkte setzen und so deine Stärken zur Geltung kommen lassen. Je nach Bedarf des Unternehmens kommen viele abwechslungsreiche und spannende Aufgaben auf dich zu, wodurch die Tätigkeit garantiert nie langweilig wird. Ein weiterer Vorteil: mit jedem Auftrag kannst du neue Fähigkeiten erlernen, sodass sich neue Optionen eröffnen. Wenn du dich weiterbilden willst, kannst du auch spezielle Kurse für virtuelle Assistenzen beobachten und so deinen Marktwert erhöhen.
Der Aufgabenbereich einer virtuellen Assistenz hat ein weites Spektrum:
- Datenpflege
- Buchhaltung
- Allgemeine Büro- btw. Sekretariatstätigkeiten
- Einfache Recherchen
- Präsentationen
- Termin-, Event- und Reiseplanungen
- Steueraufgaben
- Übersetzungen
- Text und PR
- Website-Pflege
- Website-Erstellung
- Social Media
- Grafikgestaltung
Welche Vorteile hat die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz?
Da die Tätigkeit als virtuelle Assistenz online stattfindet, bist du vollkommen ortsunabhängig, solange es dort Internetempfang gibt. Ob von zuhause aus oder sogar im Ausland – als virtuelle Assistenz kann dich keine Entfernung aufhalten.
Doch es gibt noch weitere positive Seiten:
Selbstbestimmtes Arbeiten
Die virtuelle Assistenz kann der Beginn deiner Selbstständigkeit sein. Lege deine eigenen Arbeitszeiten fest und spare dir die Zeit eines langen Arbeitsweges. Wenn du möchtest, kannst du sogar in Jogginghosen vor dem Laptop sitzen. Als virtuelle Assistenz kannst du flexibel arbeiten, was auch für Studierende, Mütter und Väter besonders attraktiv ist.
Virtuelle Assistenz nebenberuflich möglich
Wenn du dich gerne Selbstständig machen möchtest, dir das Risiko aber erst einmal zu groß ist, kannst du nebenberuflich starten. So behältst du deinen Hauptberuf und hast die Möglichkeit, die Selbstständigkeit im Nebenerwerb ohne Druck auszuprobieren.
Geringe Kosten bei der Gründung
Als virtuelle Assistenz brauchst du erst einmal nicht viele Dinge: ein Laptop, ein Telefon und eine Internetverbindung reichen für den Beginn. Da diese Dinge im Normalfall zur Grundausstattung gehören, ist der Beruf als virtuelle Assistenz besonders kostengünstig. Wenn du komplexere Leistungen bieten möchtest kommen lediglich die Kosten für bestimmte Programme und Onlinetools hinzu.
Arbeiten, wo immer du willst
Das Reisen ist deine große Leidenschaft, du suchst lediglich nach einem Nebeneinkommen, um dir so viel Urlaub wie es geht zu ermöglichen? Als virtuelle Assistenz kannst auch du zu den digitalen Nomad*innen gehören und vollkommen ortsunabhängig Geld verdienen.
Welchen Kundennutzen bringt virtuelle Assistenz?
Ob für kleine oder große Unternehmen, Selbständige oder Start-Ups – eine virtuelle Assistenz entlastet die Unternehmensvorgänge, damit sich diese voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Außerdem sind Freiberufler wie virtuelle Assistenzen nicht an eine feste Stundenzahl oder einen Vertrag gebunden, was den Arbeitgebern viele Vorteile bietet. Je nach Arbeitsaufwand wirst du von Monat zu Monat unterschiedlich viel arbeiten und bietest damit den Unternehmen eine große Flexibilität. Auch deine Aufgaben können sich je nach Bedarf unterscheiden, was bei einem Angestelltenverhältnis nicht so einfach zu regeln ist.
Doch der wichtigste Vorteil für deine Kunden sind die Kosten. Als Freiberufler fallen Lohnnebenkosten, Arbeitsplatzkosten und Krankheits- und Urlaubsansprüche für dich weg. Das ist besonders für junge oder kleine Unternehmen ein großer Vorteil. Und nicht nur du kannst ortsunabhängig arbeiten, sondern auch deine Kunden.
Welche Voraussetzungen solltest du als virtuelle Assistenz mitbringen?
Als virtuelle Assistenz solltest du vor allem eines sein: flexibel. Durch die vielfältigen Aufgabenbereiche kann es immer wieder sein, dass du dich in neue Aufgaben einarbeiten musst. Daher solltest du stets eine gewisse Lernbereitschaft und Begeisterung mitbringen – denn deine Kunden werden dir vermutlich auch Aufgaben geben, auf die sie selber keine Lust haben.
Zu deinem Fähigkeits-Repertoire sollte in jedem Fall eine Affinität für den Umgang mit dem Laptop und dem Internet gehören. Du benötigst nicht unbedingt eine Ausbildung in dem Bereich. Wenn du jedoch professionell als virtuelle Assistenz durchstarten möchtest, ist eine Ausbildung in einer Assistententätigkeit oder Online-Marketing von Vorteil. Kenntnisse über die Office-Programme sind in der Regel sogar vorausgesetzt.
Viele Unternehmen bieten aber auch unerfahrenen virtuellen Assistenzen eine Chance. Dort kannst du dich in viele Aufgabenbereiche einweisen lassen und so einen Erfahrungsschatz erweitern. Nach und nach kannst du dann immer mehr Aufgaben übernehmen und erhältst eventuell die Möglichkeit, Fortbildungen zu machen.
Als virtuelle Assistenz für mehrere Kunden brauchst du ein hohes Maß an Organisation. Damit du erfolgreich mit den unterschiedlichen Deadlines jonglieren kannst, lohnt sich ein gut durchdachter Zeitplan.
Das Geschäftsmodell Virtual Assistant im Detail
Das Geschäftsmodell ist das Erfolgsgeheimnis eines jeden guten virtuellen Assistenzen. Bevor du durchstartest, solltest du dir Gedanken um deine Talente machen und wie du diese geschickt an den Markt bringen kannst. So weißt du genau, welchen Nutzen deine Arbeit für ein Unternehmen hat und kannst an bessere Jobangebote kommen. Damit du dein Potential voll ausschöpfen kannst, solltest du dich eingehend mit deinen individuellen Stärken befassen und nach einer Marktlücke suchen.
Sobald du dein Alleinstellungsmerkmal gefunden hast, kannst du eine Zielgruppe herausarbeiten. So kannst du diese direkt ansprechen und Unternehmen werden schneller auf dich aufmerksam. Die folgenden Punkte helfen dir auf deinem Weg zur Tätigkeit als virtuelle Assistenz.
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Marktanalyse
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Ertragsmodell
Bevor du dich entscheidest, für welchen Arbeitsbereich du deine virtuelle Assistenz anbieten möchtest, ist eine Marktanalyse sinnvoll. Dank der Corona-Zeit ist die virtuelle Assistenz jedoch auch in Deutschland in fast allen Bereichen beliebt geworden. Die virtuelle Zusammenarbeit ist in weiten Teilen akzeptiert und Online-Dienste wie Trello, Skype, Google Hangouts und Microsoft Teams sind in vielen Unternehmen bereits etabliert.
Doch die wachsende Beliebtheit virtueller Assistenzen geht auch mit einer wachsenden Konkurrenz einher. Viele Menschen träumen von ortsunabhängiger Arbeit und einer Verbindung von Reisen und Geld verdienen. So wirst du dich mit anderen Selbstständigen mit einem ähnlichen Profil wie deinem, oder sogar Online-Agenturen um Jobangebote streiten.
Doch die virtuelle Assistenz bleibt ein Beruf mit Perspektive. Die Nachfrage ist so hoch, dass du in der Regel nicht um ein Jobangebot zu bangen brauchst, sodass du dir eine Selbstständigkeit aufbauen kannst.
Das Ertragsmodell fasst deine Einnahmen und deine Ausgaben zusammen. Als virtuelle Assistenz hast du in der Regel kaum Arbeitskosten. Bis auf mögliche Abos für Onlinetools halten sich deine Ausgaben in Grenzen, was dir einen großen Vorteil gegenüber anderen selbstständigen Berufen verschafft, wie zum Beispiel eine eigene Bäckerei. Du musst lediglich darauf achten, dass du deine privaten Kosten decken kannst. Trotzdem solltest du auf jeden Fall darauf achten, dass deine Arbeit wie abgemacht entlohnt wird und festhalten, wie deine Leistungen bezahlt werden.
Benötigst du einen Businessplan?
Jeder, der sich selbstständig machen möchte, sollte unbedingt einen Businessplan erstellen. Dieser kann dir dabei helfen, deine Finanzen richtig einzuplanen, sodass deine Lebenserhaltungskosten auf jeden Fall gedeckt werden.
Der Businessplan stellt einen Leitfaden für dein Geschäftsmodell dar und ebnet dir den Weg in die Selbstständigkeit. Auch später kannst du deinen Businessplan immer an die gegebenen Umstände anpassen.
Finanzplan erstellen
Ein wichtiger Teil deines Businessplans ist der Finanzplan. Dieser analysiert deine Finanzen, damit deine Selbstständigkeit profitabel für dich ist. Damit auch unbezahlte Arbeiten, wie deine eigene Buchhaltung und Akquise und deine Urlaube beachtet werden, kannst du mithilfe des Finanzplans deinen Stundenlohn angemessen ausrechnen.
Für die kommenden Jahre ist der Finanzplan ein Leitfaden für deine Kosten, Privatentnahmen und die erwarteten Umsätze. Meist beschäftigst du dich zu Beginn mit dem Gründungsjahr und den folgenden zwei Geschäftsjahren. So kannst du dann immer nachsehen, ob du dich innerhalb deiner Planung befindest, oder ob du Arbeitszeiten oder Kosten anpassen solltest.
Welcher Stundensatz ist für eine virtuelle Assistenz angemessen?
Der Stundensatz für eine virtuelle Assistenz hängt, wie bei anderen Berufen auch, ganz von deiner Kompetenz und deiner Erfahrung ab. Natürlich darfst du bei der Berechnung deines Stundenlohns auch deine Lebenshaltungskosten auch die Versicherungsbeiträge nicht außer Acht lassen.
Als virtuelle Assistenz kann dein Gehalt stark schwanken. Wenn du mit einer Agentur zusammenarbeitest, liegt dein Stundenlohn in der Regel zwischen 10 und 20 Euro die Stunde. Als Quereinsteiger ohne Erfahrung kannst du selbstständig allerdings schon mit 20 bis 40 Euro Stundenlohn rechnen. Solltest du bereits Erfahrung mitbringen und Qualifikation im Bereich Online-Marketing erworben haben, kannst du 40 bis 80 Euro Stundenlohn erwarten.
Damit Unternehmen deine Kosten besser durchschauen können, lohnt es sich, eine Preisliste für verschiedene Aufgaben zu erstellen. Dabei kannst du allgemeine Bürotätigkeiten von Social-Media-Arbeiten trennen und deine Gehaltsvorstellungen besser verteidigen.
Ideen für Marketing und Kundenakquise als virtuelle Assistenz
Wenn du dich als virtuelle Assistenz selbstständig machen möchtest, ist eine Sache ganz besonders wichtig: Online-Präsenz. Mach dir dafür die einfachsten und gängigsten Methoden zu Nutze:
Deine eigene ansprechende Website
Eine Website ist ein Muss für Selbstständige. Sie stellt deine Online-Visitenkarte dar, auf der Unternehmen alle wichtigen Informationen über dich und dein Unternehmen finden können. Mittlerweile ist das Erstellen einer Website auch kein Hexenwerk mehr: mithilfe eines Baukastensystems wie Jimdo kommst du in wenigen Minuten zum Ziel.
Profil auf Social-Media-Kanälen für dein Unternehmen
Gerade junge Leute sind viel auf den sozialen Medien wie Instagram unterwegs. Auch dort kannst du auf dein Unternehmen aufmerksam machen. Allerdings solltest du dort regelmäßig Beiträge posten, damit deine Reichweite groß genug ist.
Profil auf Freelancing-Plattformen
Freelancing Plattformen sind speziell für Freiberufler errichtet. Sie können dir dabei helfen, Kunden zu gewinnen.
Aktualisiere deine beruflichen sozialen Netzwerke
Dein Profil auf LinkedIn oder Xing wird in der Selbstständigkeit immer wichtiger für dich. Vermerke dort deine Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz, damit Unternehmen auf dich aufmerksam werden.
Wie finde ich Kunden und Aufträge?
Die Kundensuche oder auch Kundenakquise kann sich besonders in der Anfangszeit als herausfordernd erweisen. Am besten überlegst du dir schon vor dem Start deiner Selbstständigkeit, wie du am besten neue Kunden auf dich aufmerksam machen kannst. Dafür ist es essentiell, dass du dein Alleinstellungsmerkmal kennst und gut verkaufen kannst.
Um Kunden zu finden kannst du ganz klassisch Initiativbewerbungen versenden und dich per Telefon vorstellen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, über Vermittler-Agenturen, wie fernarbeit.net, Kunden zu gewinnen. Gerade in der Anfangszeit kannst du über diese an erste Erfahrungen und Referenzen kommen, um dir einen Namen zu machen. Allerdings musst du bei Agenturen auch mit Tarifen rechnen.
Möchtest du lieber dein eigenes Marketing machen, ist ein professioneller Onlineauftritt das A und O. Profile auf verschiedenen Websiten wie LinkedIn, Xing und speziellen Seiten für virtuelle Assistenzen können dir dabei den Weg erleichtern. Achte dabei auf deine Referenzen und versuche dir ein Netzwerk mithilfe von Freunden, Verwandten und auch Arbeitskontakten aufzubauen, um deine Reichweite zu erhöhen. Nicht zu vergessen: ein gutes Suchmaschinenmarketing. Professionelles SEO kann dir das Leben deutlich einfacher machen, indem Kunden schneller auf deine Website stoßen.
Die ersten Schritte in die Selbstständigkeit
Wenn du dich dazu entschieden hast, als virtuelle Assistenz den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, gibt es noch ein paar wenige Dinge zu beachten. Um zu starten, brauchst du erst einmal keine spezielle Ausbildung. Jeder kann eine virtuelle Assistenz werden. Allerdings können dir Zertifikate über deine Kompetenzen viele Türen öffnen. Die wichtigsten Fähigkeiten sind der professionelle Umgang mit dem PC und den Microsoft Office Produkten. Auch Kenntnisse im Online-Marketing können von großem Vorteil sein. Hier findest du alle wichtigen Punkte, die du zu Beginn deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz kennen solltest.
Welcher Stundenlohn ist nun gerechtfertigt als VA?
Wie schon gesagt, ist dein Stundenlohn von deiner Ausbildung und von deiner Erfahrung abhängig. Im Angestelltenverhältnis bei einer Agentur verdienst du am wenigsten (10 bis 20 Euro). Auch als Quereinsteiger ohne spezielles Vorwissen kannst du in der Selbstständigkeit schon etwas mehr verdienen (20-40 Euro). Den höchsten Stundenlohn kannst du erwarten, wenn du eine passende Ausbildung in dem Bereich hast und bereits Erfahrung vorweisen kannst (40-80 Euro).
Was muss man als Virtuelle Assistenz zum Datenschutz (DSGVO) beachten?
Als virtuelle Assistenz musst du ein paar Dinge zum Datenschutz beachten. Zuerst einmal kannst du entweder Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sein. Der Unterschied ist dabei recht intuitiv: als Auftragsverarbeiter verarbeitest du persönlich und als Verantwortlicher verarbeitest du im Auftrag personenbezogene Daten.
Egal, was auf dich zutrifft, du bist laut DSGVO dazu verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis (kurz VV) zu führen. Laut den Richtlinien gehören diese Angaben dazu:
- Namen und Kontaktdaten deines Unternehmens
- Datenschutzbeauftragter
- Konkreter Zweck der Verarbeitung
- Wer ist betroffen (Kunden)
- Welche Daten werden verarbeitet (Kontaktdaten, Bankdaten, etc.)
- Welche weiteren Unternehmen (Empfänger) sind beteiligt (Buchhaltungssoftware, Cloud-Speicherdienst, Newslettersoftware, etc.)
- Übermittlungen in Drittländer und Angabe der geeigneten Garantien (z.B. Privacy Shield bei US-Unternehmen)
- Dauer der Speicherung
Neben dem Verarbeitungsverzeichnis gibt es noch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu beachten. Diese bezeichnen die Maßnahmen, die du vortreffen musst, um die Daten zu schützen:
- Zutrittskontrolle
- Zugangskontrolle
- Zugriffskontrolle
- Weitergabekontrolle
- Eingabekontrolle
- Auftragskontrolle
- Verfügbarkeitskontrolle
- Getrennte Verarbeitung
Zusammengefasst bezeichnen diese Maßnahmen die Kontrolle darüber, dass nur Befugte Personen Zutritt zu den Daten haben, zu denen sie eine spezielle Erlaubnis haben. Achte auf jeden Fall darauf, dass niemand drittes auf die persönlichen Daten zugreifen kann. Auch die Daten unterschiedlicher Firmen solltest du auf keinen Fall vermischen. Dabei spielt Organisation eine wichtige Rolle.
Gewerbeanmeldung
Wenn du dich als virtuelle Assistenz selbstständig machen möchtest, musst die ein Gewerbe anmelden – auch wenn du erst einmal nur nebenberuflich starten möchtest. Die Anmeldung ist allerdings unkompliziert und dauert nur wenige Minuten. Meist ist sie sogar online möglich. Anschließend wird noch eine Gebühr fällig, die zwischen 20 und 60 Euro liegt.
Rechtsform
Als virtuelle Assistenz kannst du bei der Gewerbeanmeldung zwischen zwei verschiedenen Rechtsformen wählen: Einzelunternehmen oder eine UG (Unternehmergesellschaft). Die meisten entscheiden sich der Einfachheit halber für das Einzelunternehmen, für das du kein Startkapital benötigst. Auch der bürokratische Aufwand hält sich bei dieser Rechtsform in Grenzen. Der einzige Nachteil besteht darin, dass du mit deinem Privatvermögen haftest. Da das Haftungsrisiko als virtuelle Assistenz sehr gering ist, brauchst du dir darum jedoch keine Gedanken machen.
Fühlst du dich dabei dennoch etwas mulmig, kannst du eine UG gründen. Dann haftest du nur mit dem Vermögen deines Unternehmens.
Steuernummer
Auch als virtuelle Assistenz solltest du dich um deine Steuernummer kümmern. Dazu informierst du dein Finanzamt über deine Existenzgründung. Daraufhin bekommst du vom Finanzamt deine Steuernummer mitgeteilt, mit der du Rechnungen schreiben kannst.
Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?
Die Kleinunternehmerregelung kann dir die Anfangsphase deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz finanziell erleichtern. Solange dein Umsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 Euro war und im Folgejahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreitet, kannst du von der Kleinunternehmerregelung profitieren. In dem Fall musst du keine Umsatzsteuer abführen und auch die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen fallen weg. Das bedeutet weniger Kosten und mehr Gewinn. Als Kleinunternehmer berechnest du nur Netto-Beträge. Das musst du aber auch auf deinen Rechnungen vermerken.
Wenn du gerade als virtuelle Assistenz in die Selbstständigkeit startest, hast du natürlich noch keine Umsätze gemacht. Dein Businessplan kann dir jedoch helfen, deine Umsätze ungefähr abzuschätzen und dann kannst du entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Auch wenn du die Bedingungen erfüllst, musst du die Regelung nicht in Anspruch nehmen, sondern kannst dich als Einzelunternehmer anmelden.
Unser Fazit
Der Beruf als virtuelle Assistenz hat Perspektive. Wenn dir das Risiko zu Beginn noch zu groß ist, kannst du auch nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten und dir langsam ein Unternehmen aufbauen. Als virtuelle Assistenz steht dir die Welt offen. Ob im Homeoffice, in Mexiko, Taiwan oder Kongo – du brauchst nur eine Internetverbindung und einen Laptop.
