Virtual Office: Tipps und die besten Anbieter fürs virtuelle Büro

Ein Virtual Office sollte nicht mit einer Briefkastenfirma verwechselt werden. Eine Briefkastenfirma ist in der Regel eine eingetragene Gesellschaft, die keinen eigenen Geschäftsbetrieb unterhält. Briefkastenfirmen sind sogenannte Scheinfirmen, deren Gesellschaftszweck von der Vermögensverwaltung und Vermeidung von Steuerzahlungen oder der Verschleierung von Unternehmensstandorten, deren Eigentümern, geschäftlicher Geldflüsse beziehungsweise Transaktionen zwecks Umgehung von Haftungsansprüchen reicht. Ein Virtual Office hingegen ist ein virtuelles Büro, das Startups und Unternehmen mieten können. Es handelt sich hier um ein tatsächlich existierendes Büro mit einer Firmenadresse, welches jedoch von einem externen Bürodienstleister betrieben wird. Ein Virtual Office ist eine moderne Bürolösung, die flexibel genutzt werden kann und darüber hinaus repräsentativen Zwecken dient.

Warum sollten Startups ein virtuelles Büro anmieten?

Gerade für Startups und Existenzgründer*innen lohnt sich ein Virtual Office. Anmietung, Renovierung und Einrichtung von Büroräumen kosten viel Geld und das sitzt in der Anfangsphase ja nicht unbedingt so locker. Ein professioneller Außenauftritt ist garantiert und man ist telefonisch und postalisch durchgehend erreichbar. Außerdem lässt sich dadurch Privates und Berufliches trennen, da die Privatanschrift nicht als Firmenadresse dienen muss.

Das bietet ein Virtual Office

Welche Leistungen in welcher Form angeboten werden, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Meistens kann man aus verschiedenen Servicepaketen wählen und diese nach Bedarf um zusätzliche Leistungen ergänzen.

Geschäftsadresse

Eine Geschäftsadresse ist das Aushängeschild eines Unternehmens. Schon eine Adresse in einem Business Center hilft als Basis, um ein Firmenschild zu präsentieren und diese für Briefbögen oder Visitenkarten zu nutzen. Wenn es sich um einen prestigeträchtigen Standort handelt, weckt das auch Vertrauen bei der Kundschaft. Die Geschäftsadresse zu mieten ist meistens kein großes bürokratisches oder finanzielles Problem.

Postdienste

Um die Post wird sich gekümmert. Mitarbeiter*innen sortieren sie, auf Wunsch kann sie eingescannt werden. Sie kann bis zur Abholung gesammelt werden oder an eine Wunschadresse weitergeleitet werden.

Telefonnummer und –service

Die Erreichbarkeit eines Unternehmens ist sichergestellt. Von der klassischen Telefonannahme über Anrufweiterleitungen bis hin zur Terminvergabe, Kundenanliegen werden umgehend beantwortet. Man wird per SMS, E-Mail oder WhatsApp über den Anruf benachrichtigt.

Raumvermietung / Räumlichkeiten für Meetings

Einige Dienstleister bieten zusätzlich Büroräume, Konferenzräume oder Besprechungszimmer an, die für Meetings optional dazu gebucht werden können. Auch gibt es die Möglichkeit, in einem Co-Working-Space zu arbeiten.

Rezeption / Empfang

Einige Anbieter stellen einen Rezeptionsdienst zur Verfügung. Von dort aus können Briefe in Empfang genommen, verschickt und abgeholt werden.

Zusatzleistungen

• Concierge-Service
• Annahme und Weiterleitung eingehender Faxe
• Terminkoordinierung
• Erledigen von Anrufen in Deinem Auftrag

Virtuelles Büro – Anbieter im Überblick

Mittlerweile gibt es viele Virtual Office Anbieter, die unterschiedliche Leistungen anbieten. Um Dir einen kleinen Überblick zu verschaffen, sind hier einige Anbieter aufgeführt.

Reine Telefonservice-Anbieter

Starbüro

Starbüro ist wohl einer der bekanntesten Bürodienstleister und bietet eine umfassende Telefonzentrale, die Anrufe in Deinem Firmennamen annimmt – auf Wunsch 24 Stunden / 365 Tage im Jahr. Perfekte Deutsch und Englischkenntnisse sind für die Mitarbeiter*innen selbstverständlich. Anrufe werden in einer Mail zusammengefasst und an Dich verschickt. Bei Bedarf können sie auch weitergeleitet werden. Falls keine totale Abnahme der Anrufe gewünscht ist, gibt es viele unterschiedliche Modelle. Starbüro kann beispielsweise nur für bestimmte Zeiten, oder bei Terminengpässen und Krankheiten einspringen. Es kann auch eingestellt werden, dass Deine Kunden nur zum Starbüro weitergeleitet werden, wenn die Leitung belegt ist. Außerdem kann die Dienstleistung von Starbüro exklusiv für Bestellhotline oder zum Filtern von “unwichtigen” Anrufen verwendet werden.

Officehelden.de

Officehelden.de sind eine gute Möglichkeit, wenn man nur eine Firmennummer sucht und seine Anrufe vollständig oder zeitweise auslagern möchte. Rund um die Anrufannahme bietet Officehelden ähnliche Leistungen wie Starbüro. Man kann zwischen dem Helden-Start und Helden-VIP-Tarif wählen.

Cloudsecretary

Cloudsecretary ist ebenfalls ein Telefonservice Anbieter. Die Mitarbeiter*innen nehmen Anrufe in Deinem Firmennamen entgegen – allerdings nur Montag bis Freitag, von 8 bis 18 Uhr. Im Kundenportal von Cloudsecretary ist eine Individualisierung möglich: Neben der Verbrauchsanalyse, der detaillierten Anrufliste, der Verwaltung von konkreten Anweisungen/Antworten zu bestimmten Kundenfragen, gibt es auch die Kontaktverwaltung, in der Telefonist*innen Anrufe bestimmten Ansprechpartner*innen zuweisen können. Bestimmte Personen können weitergeleitet werden. Für die anderen wird eine Anrufzusammenfassung per Mail an Dich versandt. Auch Termine können direkt in Deinem Google Docs Kalender eingetragen werden.

Dusoffice

Dusoffice ist ebenfalls ein bekannter Telefonservice-Anbieter, der sich neben den üblichen Virtual Office Leistungen auf die Anrufannahme im Bereich Telefonservice spezialisiert hat. Es übernimmt das Terminmanagement, beispielsweise für Arztpraxen, dem sogenannten MediCall.

VoiceOffice

VoiceOffice bietet 24 Stunden Erreichbarkeit und vermittelt Deine Anrufe. Auch informieren die Mitarbeiter*innen bei Abwesenheit über das Anliegen. Über neue Anrufe und deren Inhalt wirst Du sofort benachrichtigt. Es gibt auch die Option, die Anrufe auf Englisch annehmen zu lassen, was besonders wichtig bei internationalen Kunden ist.

Virtual Office: Anbieter von Firmenadressen

eBuero AG

eBuero AG ist einer der populärsten Virtual Office Anbieter. Auf Wunsch bietet dieser Dienstleister eine 24 Stunden Service Telefonzentrale an. Den Service kannst Du aber auch nur zu bestimmten Zeiten nutzen oder bei Anrufbesetzung. eBuero Mitarbeiter können Termine in Deinem Google/Outlook/Smartphone-Kalender eintragen. Deine Anrufe kannst Du dann filtern und an die richtige Abteilung oder den richtigen Ansprechpartner weiterleite. Bei eBuero gibt es sogar die Möglichkeit eine VIP- und Filterfunktion einzustellen. Das heißt, man kann beispielsweise bestimmte Personen immer durchstellen lassen und Vertreter*innen von eBuero auf den Schriftweg verweisen lassen. eBuero beschäftigt qualifizierte Muttersprachler*innen in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. So ist sichergestellt, dass internationale Kund*innen und Geschäftspartner*innen bestens betreut werden. Ein weiteres Highlight ist die Nutzung einer kostenfreien mobilen App für iOS und Android. Über diese kann man bequem Anweisungen übermitteln, Termine verwalten und Anrufnotizen in Echtzeit lesen.

Satellite Office

Satellite Office steht für Qualität. In Berlin befindet sich der Sitz zum Beispiel am Kurfürstendamm. Aber, nicht nur der Standort ist edel, sondern auch die Büroräume sind exquisit und vermitteln den Kunden einen seriösen und erfolgreichen Eindruck. Bei Satellite Office kann man zwischen verschiedenen Optionen wählen. Man kann beispielsweise ein physisches Büro zur Nutzung oder ein virtuelles Büro mit Sekretariats-Empfang, sowie Anruf- und Postannahme mieten. Es gibt auch die Möglichkeit, nur die Firmensitz-Adresse zu verwenden. Diese Varianten können auch kombiniert werden.

Servcorp

Servcorp ist weltweit vertreten. Es bietet neben virtuellen Büros auch physische Büros an. Zudem gibt es die Möglichkeit des Co-Working, ebenso wie die Nutzung von Meetingräumen.

Regus

Regus ist ein All-in-One Virtual Office Anbieter. Hier kann man frei entscheiden, ob man nur Geschäftsadresse, oder auch Telefon-, Postbearbeitungs- und weitere Büroservices in Anspruch nehmen möchte. Auch wenn man einen physischen Büroraum braucht, ist man bei diesem Anbieter richtig. Bei Regus kann man zwischen vielen Standorten weltweit wählen.

Contora Office Solutions

Contora Office Solutions ist ein Alles-aus-einer-Hand Virtual Office Anbieter. Der Anbieter bietet Firmenadressen in Top-Lage, lokale eigene Rufnummern, Postannahme und Nachsendung, Nutzung von Büros oder Meetingräumen und bei Bedarf professionellen Sekretariatsservice zu Geschäftszeiten an.

Virtuelle Büros, die zu Dir passen

Wie möchtest Du ein virtuelles Büro nutzen? Möchtest Du nur Deine Anrufe und Termine in einem virtuellen Büro wahrnehmen oder brauchst du ab und zu auch mal einen physischen Büro- oder Meetingraum? Es gibt viele Möglichkeiten, ein virtuelles Büro und dessen Leistungen zu nutzen. Diese kannst Du individuell auf Deine Bedürfnisse abgestimmen.

Für welches Business ist ein Virtual Office geeignet?

Virtual Offices eignen sich zum Beispiel für Dich, wenn Du viel reist und aufgrund von Zeitverschiebungen schwer erreichbar bist. Freiberufler können von überall aus arbeiten, jedoch wirken sie durch eine professionelle Geschäftsadresse glaubwürdiger. Auch für Anwälte erweist sich ein virtuelles Büro als sehr hilfreich. Steuerberater können ebenfalls von den Vorteilen eines Virtual Office profitieren. Vertriebsmitarbeiter können Virtual Office Services für Vertriebsmeetings nutzen und stellen somit einen professionellen Auftritt sicher. Virtuelle Büros und ihre Services eignen sich ebenso für Marketing Manager, Software Ingenieure und Immobilienmakler. Als Non-Profit-Organisation und Startup profitierst Du von den finanziellen Annehmlichkeiten, die ein virtuelles Büro mit sich bringt. Das Geld kannst Du also sinnvoller verwenden, als für die Anmietung von Geschäftsräumen.

Die Zielgruppen für Virtuelle Büroräume sind also vielfältig. Ein Virtual Office bringt für alle Unternehmen und Berufsgruppen Vorteile mit sich, die einen Großteil ihrer Arbeit nicht im direkten Kunden-Kontakt erledigen.

Kann man an der Geschäftsadresse des virtuellen Büros auch vor Ort arbeiten?

Einige Anbieter von virtuellen Büros bieten auch die Anmietung von physischen Büros an. Du kannst dann jederzeit auch in einem repräsentativen Büro arbeiten. Manche Anbieter bieten auch Co-Working-Spaces an. Des Weiteren gibt es auch die Möglichkeit zur Nutzung von Meetingräumen, beispielweise für Besprechungen oder Kundentermine.

Das musst Du bei der Steuererklärung für das Virtual Office beachten:

Du musst Dir die Anmietung Deines Virtual Office von Deinem Finanzamt genehmigen lassen. Dann kannst Du die Adresse des externen Bürodienstleisters für die Handelsregistereintragung und den gesamten Außenauftritt Deines Unternehmens verwenden. Bei der Steuererklärung solltest Du darauf achten, dass Du als Geschäftsanschrift die virtuelle Geschäftsadresse und als Ort der Geschäftsleitung die Wohnadresse (die Adresse, von der aus man tatsächlich arbeitet) angibst.