Wie behältst Du Deinen Meldebestand mit Lagerkennziffern im Blick? Wie überstehst Du Lieferengpässe und bleibst mit Deinem Lagerplatz sowie Deinen Einkaufskosten ein Gleichgewicht? Eine der hierfür wichtigsten Kennzahlen ist der Meldebestand. Nur wer den Meldebestand mit Lagerkennziffern versteht und konsequent anwendet, wird ein langfristig optimal verwaltetes Lager führen können.
Meldebestand Definition: Was genau ist der Meldebestand?
Kurz gesagt beschreibt der Meldebestand genau die Menge an Vorrat eines Produkts oder Materials, der nicht unterschritten werden soll. Denn sobald der Meldebestand mit Lagerkennziffern erreicht ist, weißt Du, dass Du gerade noch ausreichend Vorrat auf Lager hast, um über die Lieferzeit des Nachschubs hinweg ausreichend versorgt zu sein – mehr aber auch nicht, dass bedeutet, Du musst Deine Bestände auffüllen.
Der Meldebestand mit Lagerkennziffern und seine Aufgaben
Welche Funktionen hat dieser wichtige Parameter vom Meldebestand mit Lagerkennziffern noch? Ein korrekt berechneter Meldebestand erfüllt zahlreiche weitere Aufgaben, die über gut organisierte Nachbestellungen hinausgehen. So kannst Du optimale Vorratssicherung garantieren, während Du zugleich vorhandenen Lagerplatz und das in den Vorräten gebundene Kapital berücksichtigst. Du kannst sowohl Bestandsunterdeckung, als auch Überbestände auf diese Weise systematisch vermeiden. Denn der Meldebestand mit Lagerkennziffern bezieht den Verbrauch ebenso wie Lieferzeiten in die Planung mit ein. Die primäre Aufgabe besteht jedoch darin, zu gewährleisten, dass der Mindestbestand nicht angerührt werden muss.
Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand und Mindestbestand?
Mindestbestand und Meldebestand sind Lagerkennzahlen, die eng miteinander zusammenhängen. Auch als Sicherheitsbestand bezeichnet, beschreibt der Mindestbestand genau eine Mindestvorratsmenge. Dieser Minimalbestand eines Produkts oder Materials sollte im normal laufenden Geschäft nie unterschritten werden. Sie ist die Notration, die gewährleistet, dass Dein Unternehmen auch bei unvorhergesehenen Komplikationen mittelfristig betriebsfähig bleibt, bis Du beispielsweise einen neuen Zulieferer gefunden hast. Die Corona-Krise hat eindrücklich gezeigt, wie schnell Lieferketten beeinträchtigt werden können, besonders auf globaler Ebene. Der Mindestbestand ergibt sich aus dem durchschnittlichen Verbrauch eines Produkts und seiner durchschnittlichen Lieferzeit. Eine Pizzeria, die täglich durchschnittlich 10kg ihres extra importierten Mehls verbraucht, rechnet nach Bestellungseingang mit einer durchschnittlichen Lieferzeit von einer Woche. Da innerhalb einer Woche 7*10kg = 70kg Mehl verbraucht werden, legt die Pizzeria den Mindestbestand für Mehl also bei 70kg fest.
Der Meldebestand hingegen wird automatisch immer höher angelegt sein, da er den optimalen Bestellzeitpunkt benennt. So bestellst also neu, wenn Du den Meldebestand erreichst, damit Du nicht Mindestbestand nicht erreichst.
Das Meldebestandsverfahren
Wie Du Meldebestand mit Lagerkennziffern anwendest, um den optimalen Bestellzeitpunkt zu ermitteln, beschreibt das Meldebestandsverfahren. Dieses regelt die Art und Weise, wann und wie Nachbestellungen eines bestimmten Produkts oder Materials ausgeführt werden. Hierbei ist zwischen Bestellpunktsystem und Bestellrhythmussystem zu unterscheiden. Ersteres richtet sich direkt am Meldebestand aus: Nur sobald die spezifisch für die Nachbestellung festgelegte Vorratsmenge erreicht ist, wird eine neue Lieferung in Auftrag gegeben. Das Bestellpunktsystem bringt somit den Vorteil mit sich, besonders akkurat und flexibel zu sein. Da es unmittelbar am definierten Meldebestand ausgerichtet ist, passt es sich Marktlage und Verbrauch an.
Ein Bestellrhythmussystem hingegen funktioniert weitgehend unabhängig vom Meldebestand, da es die Nachbestellungen in einem zeitlich festgelegten Rhythmus automatisiert. Zwar kann ein solches Meldebestandsverfahren beispielsweise langfristige und somit beidseitig vorteilhafte Deals mit Zulieferern ermöglichen. Es birgt aber zugleich auch das Risiko von Überbestand und ineffizient verbrauchtem Lagervolumen. Somit sind Bestellrhythmussysteme nur für solche Unternehmen lohnenswert, die ihren Verbrauch mit hoher Verlässlichkeit auch langfristig sicher definieren können.
Meldebestand mit Lagerkennziffern berechnen und ermitteln
Die Meldebestand-Formel
Um den Meldebestand zu berechnen, ist eine einfache Formel üblich. Diese erlaubt es, für jedes Produkt einen exakten Wert zu ermitteln. Hierzu multiplizierst Du Tagesverbrauch und Lieferzeit miteinander und addierst anschließend den Mindestbestand:
Meldebestand = Verbrauch * Lieferzeit + Mindestbestand
Für die Mehlvorräte unserer Beispiels-Pizzeria ergibt sich daher die Rechnung 10kg (Tagesbedarf) * 7 (Lieferzeit in Tagen) + 70kg (Mindestbestand) = 140kg Meldebestand.
Bestellung nach vollständigem Verbrauch des Materials
Eine andere Möglichkeit besteht darin, erst dann neu zu bestellen wenn der Vorrat eines Produkts oder Materials komplett aufgebraucht ist. Dies lohnt sich jedoch nur dann, wenn der Betrieb auch zeitweise ohne Gewinnverlust auf das Material verzichten und die Produktion aufrechterhalten kann. Bei einer Pizzeria ohne Mehl sieht das schlecht aus. Eine Tischlerei hingegen, die beispielsweise bei bestimmten Zierhölzern erst nach vollständigem Verbrauch nachbestellt, könnte verlustfrei an anderen Aufträgen weiterarbeiten, bis die Nachlieferung eingetroffen ist.
Bestellung bei Erreichen eines Mindestbestandes
Bei Materialien, die einfach, flexibel und ohne größere Lieferzeiten verfügbar sind, besteht auch die Möglichkeit, ohne konkret definierten Meldebestand zu arbeiten. Wenn es beispielsweise bei einem Foodtruck um weiße Servietten im Standardformat geht, reicht es aus, sich am Mindestbestand zu orientieren, weil die betreffenden Servietten bei Bedarf problemlos im Supermarkt nachgekauft werden können. Diese Vorgehensweise ist für Dich besonders dann ratsam, wenn Du mit begrenzter Lagerkapazität arbeiten musst. Denn dann sollten Vorräte, die einfach und schnell zu beschaffen sind nicht denen den Platz wegnehmen, die längere Lieferzeiten in Anspruch nehmen.
Bestellung bei Unterschreiten des Meldebestandes
Wenn es allerdings um Produkte oder Materialien geht, die für den alltäglichen Betrieb unbedingt notwendig sind und zugleich längere Lieferzeiten haben, ist der Meldebestand unerlässlich. In diesen Fällen lohnt sich dessen klassische Anwendung: Du bestellst also sofort bei Unterschreitung der vorher festgelegten Vorratsmenge nach. Gerade wenn nur eine begrenzte Zahl an Zulieferern zur Verfügung steht, ist diese Methode die beste Möglichkeit, der Bestandsunterdeckung eines Unternehmens vorzubeugen. Denn so stellst Du sicher, dass die Ware unter normalen Umständen auf jeden Fall eintrifft, bevor die Sicherheitsbestände erreicht sind. Es gilt die klare Vorgehensweise: Sobald der Meldebestand unterschritten wird, heißt es nachzubestellen.
Deterministische oder wahrscheinlichkeitsbasierte Konzepte der Bestandsverwaltung
Um den Meldebestand mithilfe seiner Formel richtig festlegen zu können, muss Du zuerst den durchschnittlichen Verbrauch richtig bestimmen; nicht nur rückblickend, sondern eben auch für für die Zukunft. Dabei ist eine kluge Nachfrageprognose, die bestimmt, mit welchem Verbrauch zukünftig gerechnet wird, unerlässlich. Es finden sich hierfür zwei Herangehensweisen, die jeweils konkrete Auswirkungen auf die Berechnung des Meldebestands haben: Die deterministische und die wahrscheinlichkeitsbasierte Prognose.
Deterministische Bestandsführungsmethoden für den Meldebestand mit Lagerkennziffern
Wenn Du davon ausgehst, dass die Nachfrage klar bekannt und konstant vorhersehbar ist, ist von deterministischen Methoden die Rede. Zwar kann auch hier zwischen statischen, also übers ganze Jahr gleichbleibenden Werten, und dynamischen, also saisonal variierenden Werten unterschieden werden. Dafür werden die deterministischen Modelle der Komplexität des realen Marktes dennoch nur annähernd gerecht. Sie bringen dabei den Vorteil mit sich, einfach anwendbar zu sein. Dies erlaubt auch Unternehmen ohne teure Lagersoftware eine grundsätzlich verlässliche Bestandsführung.
Wahrscheinlichkeitsbasierte (oder stochastische) Bestandsführungsmethoden:
Die wahrscheinlichkeitsbasierten Konzepte gehen nicht von konstanten Bedarfswerten aus, sondern treffen ihre Prognosen auf Basis von Wahrscheinlichkeitsberechnungen. Diese ermöglichen es, deutlich mehr Parameter und Eventualitäten mit einzubeziehen, als die deterministische Herangehensweise. Daraus folgt, dass wahrscheinlichkeitsbasierte Bestandsführungsmethoden eher in der Lage sind, Schwankungen im Verbrauch vorherzusagen. Zugleich beruhen sie jedoch auf komplizierteren Berechnungen, die in der Regel spezielle Software notwendig machen.
Berechnung des Meldebestands mit Lagerkennziffern für die Warenbeschaffung
Neben dem zu erwartenden Verbrauch sind aber besonders aus Sicht der Warenbeschaffung noch weitere Parameter zu berechnen. Hier ist vor allem die Durchlaufzeit oder „Lead Time“ entscheidend. Diese beschreibt, welche Dauer Lieferanten benötigen, um auf Bestellungen zu reagieren, Waren zu liefern oder gegebenenfalls erst auf Anfrage zu produzieren. Da Du in der Regel für verschiedene Materialien auch mit verschiedenen Lieferanten arbeitest, gilt es, für jeweils einzelne Waren somit auch mit jeweils unterschiedlichen Durchlaufzeiten zu rechnen. Es lohnt sich, Meldebestände möglichst kontinuierlich, mindestens jedoch regelmäßig im Blick zu behalten. Diese ermöglicht eine permanente Übersicht und eine effiziente Lagerhaltung. Fließen die so konstant gesammelten Daten dann im ERP zusammen, legt das die Basis für kosten- und raumeffiziente Bestellungen zum optimalen Zeitpunkt.
Der Meldebestand mit Lagerkennziffern aus Sicht des Lagers: Wie kann man seine Genauigkeit sicherstellen?
Auch ein perfekt kalkulierter Meldebestand erfüllt nur dann seinen Zweck, wenn Du ihn rechtzeitig und genau überprüfst und die richtigen Schlüsse daraus ziehst. Denn wenn erst einmal unvollständige oder veraltete Daten im ERP vorhanden sind und automatisierte Prozesse in Bewegung setzen, kann das einen regelrechten Domino-Effekt unerwünschter Folgen auslösen. Besonders bei SKUs (Stock Keeping Units), deren Aufstockung von mehreren Zulieferern mit verschiedenen Lieferzeiten abhängig ist, sind noch mehr Parameter zu beachten. Hier lohnt sich die Festlegung von mehreren Meldebeständen: Der erste Meldebestand könnte beispielsweise auf die Bestellung bei einem Zulieferer mit besseren Preisen, aber dafür längeren Lieferzeiten ausgerichtet sein. Der zweite ist hingegen berechnet für einen lokalen Zulieferer. Dieser verlangt zwar höhere Preise, hat aber dafür die kürzeste Lieferzeit und kann so auch innerhalb knapper Fristen vor Bestandsunterdeckung schützen.
Weiterhin gilt es auch für jede SKU eine Berechnung der optimalen Bestellmenge durchzuführen. Plane nicht zuletzt ein, dass das Lager auch entsprechend der Lieferzeiten mit Personal besetzt sein muss, um die Warenannahme durchzuführen. Zur effizienten und zeitsparenden Verwaltung all dieser Faktoren ist gute Lagerhaltungssoftware daher definitiv eine lohnende Investition – nicht nur für große Unternehmen.
Fazit
Ob kleiner Imbiss, der am Sonntagabend nicht plötzlich ohne Pommes dastehen will, oder großer Produktionsbetrieb, der schon nach wenigen Stunden ohne ein bestimmtes Material vierstellige Verluste machen würde: Zur optimalen Lagerhaltung ist die Arbeit mit Meldebeständen unerlässlich. Sie zeigen klar an, wann Du neue Ware bestellen musst. Die dafür wichtigsten Parameter sind der eigene Verbrauch und die Lieferzeiten bei Nachbestellungen. Wer diese gut berechnet und prognostiziert, kann genaue Mindest- und Meldebestände festlegen, die auch bei unvorhersehbaren Ereignissen Out-of-Stock-Situationen bestmöglich vorbeugen. Werden dann noch Lagerkapazitäten, Bestellmengen und Personalaufwand gezielt einbezogen steht der optimalen Lagerhaltung Deines Unternehmens nichts mehr im Wege.
