Das Konzept virtueller Büros kam erstmals in den 1990er Jahren als beliebte Arbeitsplatzlösung für Unternehmen auf, die produktive, professionelle Arbeitsumgebungen benötigten. Das Mieten einer Geschäftsadresse ist eine bequeme und günstige Lösung für Geschäftsinhaber, die ihr Business professioneller gestalten oder ihre Präsenz an anderen Standorten ausbauen möchten.
Definition und Abgrenzung: Geschäftsadresse mieten oder virtuelles Büro?
Die virtuelle Geschäftsadresse ist eine Anschrift, unter der ein Unternehmen auf dem Postweg erreichbar ist. Dadurch ist es möglich, die Melde- und Firmenadresse zu trennen oder auch ein Gewerbe von unterwegs aus zu betreiben. Da Gründer oftmals noch kein Budget für eigene Büroräume haben, mieten besonders Startups gerne günstig eine Geschäftsadresse. Es muss für diese Büroadresse kein Mitarbeiter vor Ort anzutreffen sein, trotzdem bieten sich seriöse Adressen und Standorte beim Mieten einer Geschäftsadresse an.
Der Unterschied zwischen einer Geschäftsadresse und einem virtuellen Büro besteht in der Dienstleistung: Die Geschäftsadresse ist per se schlicht eine ladungsfähige Adresse, die per Post erreichbar ist. Kann der Unternehmer die Räume bei Bedarf effektiv nutzen oder auf Dienstleistungen wie einen Büro- oder Telefonservice zurückgreifen, ist von einem „virtuellen Büro“ die Rede.
Wer kann von der Anmietung eines Büros profitieren?
Es gibt einige Punkte, die für die Anmietung eines Büros sprechen. Für Selbstständige und Gründer mit wenig Budget lohnt sich eine Anmietung eines virtuellen Büros besonders. Der Unternehmer spart sich in einer Gründungsphase die immensen Kosten einer realen Immobilien. Dabei darf der Aufwand für Nebenkosten und Ausstattung der Büroräume nicht unterschätzt werden. Auch wenn man weitgehend online, im Außendienst oder von unterwegs aus arbeitet, kann sich eine solche Anmietung auszahlen.
Zudem hat das Unternehmen eine repräsentative Außenwirkung auf Kunden und Geschäftspartner. Dem ein oder anderen Kunden ist das digitale Arbeiten nicht geheuer, er möchte mit echten Personen in konkreten Geschäftsräumen zu tun haben. Gerade für diese Klientel eignet sich ein Büro ideal. Auch für ein Meeting mit Investoren oder Mitarbeitern sind feste Büroräume bestens geeignet. Eine Geschäftsadresse und Büroräume geben auch einem jungen Unternehmen einen seriösen Anstrich.
Was versteht man unter einer ladungsfähigen Geschäftsadresse?
Wer in Deutschland ein Unternehmen gründen will, muss bei den zuständigen Behörden ein Gewerbe registrieren. Bei jeder Gründung muss eine ladungsfähige Anschrift als Firmenadresse angegeben werden. „Ladungsfähige Anschrift“ bedeutet, dass es sich um eine Adresse handeln muss, unter der man als Gründer bzw. Selbstständiger auch tatsächlich zu erreichen ist. Die Geschäftsadresse, die man als professionellen Firmensitz mietet, kann man dafür prinzipiell ebenso verwenden wie die private Postadresse.
Auch bei virtuellen Büros handelt es sich um ladungsfähige Geschäftsadressen
Eine Möglichkeit, welche man für die Anmeldung eines Gewerbes nutzen kann, ist das Modell des Virtual Office. Statt eines ganzen Büros mietet man hierbei lediglich eine ladungsfähige Geschäftsanschrift mit dem Service der Postweiterleitung. Auch ein Telefonservice gehört oft zu den Leistungen, die ein Business Center anbietet. Durch ein Virtual Office lässt sich gerade in der anfänglichen Zeit nach der Gründung Geld sparen – und wenn man doch einmal Räumlichkeiten in einem Büro für repräsentative Meetings oder Arbeiten direkt vor Ort nutzen will, bietet ein Business Center diese Möglichkeit.
Die ladungsfähige Adresse ist kein virtuelles Büro
Wichtig ist, dass eine „ladungsfähige Adresse“ als Geschäftsadresse verwendet wird. Das heißt, dass der Mieter jederzeit per Post erreichbar sein sollte. Es gibt viele Dienstleister, bei denen man Geschäftsadressen mieten kann und die auch weitreichende Bürotätigkeiten übernehmen. Hinter der virtuellen Geschäftsadresse verbirgt sich allerdings erst einmal nur eine Adresse. Werden zusätzlich auch Bürotätigkeiten angeboten, lautet die Bezeichnung „virtuelles Büro“. Dort sind dann, neben der gemieteten Geschäftsadresse, tatsächlich Mitarbeiter vor Ort, die beispielsweise die Post bearbeiten oder den Telefonservice übernehmen.
Kosten bei einer Geschäftsgründung
Bei der Gründung eines eigenen Unternehmens hat man viel zu tun und muss an sehr viele Dinge denken. Vor allem sollte man sich schon im Vorfeld Gedanken über die Kosten einer Firmengründung machen. Während man für physische Büroräumlichkeiten und deren Ausstattung sehr viel Geld aufwenden muss, sind die Kosten für eine gemietete Geschäftsadresse gering. Je nachdem, welche Leistungen in Anspruch genommen werden, liegen die Kosten etwa zwischen 50 und 300 Euro im Monat. Die Ersparnis gegenüber tatsächlichen Büroräumen beträgt im Jahr schnell mehr über 10.000 Euro.
Wo kann sich eine Geschäftsadresse befinden?
Eine Geschäftsadresse kann sich im klassisch angemieteten Büro befinden, im Home-Office, in einem Coworking Space oder im virtuellen Büro als Firmenadresse durch einen Büroservice. Je nach Kundenklientel kann ein spezieller Standort denkbar sein, entweder um Laufkundschaft zu gewinnen oder um in einer repräsentativen Lage marktgerecht positioniert zu sein. Entsprechend existieren sowohl Anbieter, die Geschäftsadressen im Gewerbegebiet anbieten, als auch Dienstleister für einen Büroservice in 1a-Lagen.
Kosten beim Geschäftsadresse mieten
Wer möglichst günstig eine Geschäftsadresse mieten möchte, sollte trotzdem vorher die exakten Kosten kalkulieren. Die Miete für eine ladungsfähige Adresse liegt bei ca. 70 Euro pro Monat. Bei einem zusätzlichen Telefonservice kommen noch einmal ca. 100 Euro dazu. Meistens werden die Geschäftsadressen in einem virtuellen Büro bzw. der ladungsfähigen Anschrift zu einem Komplettpreis angeboten. Wer etwas mehr Geld ausgeben möchte, kann zusätzliche Serviceleistungen wie zum Beispiel eine individuelle Telefon- und Faxnummer, Postservice für die Büroadresse der virtuellen Anschrift, eine Empfangsdame für Besucher, oder eine Voicemail für die Büroadresse in Anspruch nehmen. Es ist sinnvoll, verschiedene Angebote zu vergleichen, da sie sich regional auch sehr stark unterscheiden.
Vorteile beim virtuellen Geschäftsadresse mieten
Sich eine Geschäftsadresse zu mieten bietet viele Vorteile. Sie kann entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen, schließlich erhöht sie die Liquidität und bietet so Spielraum für sinnvolle Investitionen. Außerdem hilft sie dabei, kosteneffizient zu arbeiten und auf finanzieller, zeitlicher und räumlicher Ebene flexibel zu bleiben.
Eindrucksvolle Adresse Geschäftsadresse mieten
Oftmals machen es große Firmen mit eindrucksvollen Gebäuden möglich, Geschäftsadressen zu mieten. Auf dem Briefkopf des eigenen Unternehmens steht somit eine attraktive Anschrift bzw. Büroadresse, die nicht auf die tatsächliche Größe der Firma schließen lässt. Das Mieten einer Geschäftsadresse bietet daher, insbesondere für Startups einen großen Vorteil im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern.
Schutz vor Privatsphäre bei der Büroadresse
Wer Berufliches und Privates trennen möchte, kann ebenfalls eine Geschäftsadresse mieten und von diesem Vorteil profitieren. Gerade wenn man von Zuhause aus arbeitet, kann man durch eine virtuelle Anschrift trotzdem den privaten Raum wahren. Die Kunden und Geschäftspartner haben eine Kontaktmöglichkeit, ohne dass sie versehentlich eines Tages vor der Haustür stehen. Und bei Bedarf sind Büroräume unkompliziert verfügbar.
Ein Virtual Office ist keine Briefkastenfirma
Der Unterschied zwischen einem Virtual Office und einer Briefkastenfirma liegt in der Dienstleistung des jeweiligen Anbieters: Während der Nutzer eines Büroservice diesen in Anspruch nimmt, um seiner eigentlichen Geschäftstätigkeit besser nachzugehen, unterhält die Briefkastenfirma eben keinen Geschäftsbetrieb. Die einzige Gemeinsamkeit ist der Briefkasten. Viele Anbieter offerieren modulare Tarife, bei denen die Geschäftsadresse zum virtuellen Büro upgegradet werden kann.
Geringes finanzielles Risiko durch virtuelle Anschrift
Bei der Firmengründung ein eigenes Büro einrichten, kann durchaus teuer werden. Denn es entstehen Kosten für Möbel, Büromaterial, Beleuchtung und vieles mehr. Zusätzlich fällt noch die Miete für die Räumlichkeiten an. Auch die horrenden Nebenkosten sind nicht zu unterschätzen. Sollten dann die Einnahmen ausbleiben, geraten besonders Startups mit dünner Kapitaldecke schnell in finanzielle Notlagen. Wenn man allerdings eine virtuelle Geschäftsadresse mietet, ist dieses Risiko geringer und der monatliche Kapitalbedarf günstiger, was natürlich ein großer Vorteil ist. Denn bei dieser Form der ladungsfähigen Adresse entstehen vorerst keine Kosten für die Büroeinrichtung und es gibt auch keine langen vertraglichen Verpflichtungen.
Mehr Service bei der Firmenadresse möglich
Wer am Anfang nur eine Geschäftsadresse mieten will, dann aber doch einen Büroraum braucht, kann oftmals sein gebuchtes Servicepaket problemlos erweitern. Dann wird die mobile Firmenadresse zum virtuellen Büro, mit beispielsweise einem Empfangsraum für Kunden oder Meetings mit den Mitarbeitern. Diese Flexibilität ist ebenfalls ein großer Vorteil der ladungsfähigen Adresse, da die Entscheidung nicht schon zu Beginn getroffen werden muss. Umgekehrt können Liquiditätsengpässe den Anlass liefern, das gebuchte Paket wieder hinunter zu stufen und so Kosten zu sparen.
Nachteile beim virtuellen Geschäftsadresse mieten
Die virtuelle Geschäftsadresse birgt auch einige Nachteile. Unbekanntes Personal repräsentiert das eigene Unternehmen und Kunden und Geschäftspartner könnten negativ auf die gemietete Adresse reagieren.
Schlechter Ruf durch Verwechselung der Büroadresse
Schlecht informierte Kunden oder Geschäftspartner könnten negativ reagieren, wenn sie von der virtuellen Geschäftsadresse erfahren. Denn oft wird diese Büroadresse mit einer Briefkastenfirma gleichgesetzt, die nur dazu genutzt wird, um die Identität eines Geschäftsinhabers bewusst zu verschleiern oder illegale Geschäfte abzuwickeln. In solchen Fällen ist es sinnvoll, seine Kunden und Geschäftspartner aufzuklären. Die allgemeine Wahrnehmung beim Mieten einer Geschäftsadresse kann sich trotzdem als Nachteil herausstellen.
Großes Vertrauen in unbekanntes Personal
Wenn man sich dazu entschließt, eine Geschäftsadresse zu mieten, muss man dem Personal vor Ort komplett vertrauen. Denn es gibt keine langen Mitarbeitergespräche oder Bewerbungsverfahren. Der Service wird gebucht und damit repräsentieren die Angestellten der Geschäftsadresse die eigene Firma. Die Bearbeitung der Post sollte noch kein Problem darstellen. Doch besonders beim engen Kundenkontakt kann sich daraus eventuell ein Nachteil entwickeln. Ein Unternehmer verlässt sich beim virtuellen auf die Kommunikationskompetenz des Personals, das der Dienstleister vor Ort stellt.
Geschäftsadressen mieten im Business Center – wie wirkt das auf Kunden?
Eine Geschäftsadresse in einem Business Center zu mieten, ist online ganz einfach mit top Preisen möglich und darum für viele Gründer aus finanziellen Gründen empfehlenswert. Ob man vorhat, eine GmbH zu gründen oder ob man für sein Business eine andere Rechtsform nutzen will, ist dabei irrelevant. Doch wie könnte eine gemietete Geschäftsadresse auf die Kunden wirken? Es ist schließlich bekannt, dass die Außenwirkung sehr wichtig ist. Vor allem wichtige Kunden nehmen einen Firmensitz als Anhaltspunkt, um sich möglichst einfach mit einem Blick ein Bild über ein Business zu machen und sich dafür oder dagegen zu entscheiden. Insofern sollte die Überlegung eine Geschäftsadresse zu mieten wohl überlegt sein.
In Deutschland ist die Angabe einer Geschäftsadresse nicht optional. Wichtige Informationen wie Geschäftsadressen, die Rechtsform der Gründung oder die Inhaberschaft müssen sich auf einen Blick sichtbar überall dort befinden, wo man als Unternehmen mit Anschrift etc. auftritt. Wer die beste Wahl treffen will, sollte sich unabhängig Informationen einholen, potenzielle Standorte besuchen, unterschiedliche Angebote und die ein oder andere Preisliste sichten.
Fazit: Geschäftsadresse mieten als Übergangslösung
Wenn du vorübergehend nach einer innovativen und modernen Bürolösung suchst, kann es sich lohnen, eine Geschäftsadresse in repräsentativer Lage zu mieten. Sie wertet deinen Unternehmensauftritt auf und du bist räumlich und finanziell flexibel. Privates und Berufliches lässt sich gut trennen. Abgesehen davon muss man für das Mieten einer Geschäftsadresse nur wenig Geld aufwenden, was dann an anderer Stelle besser investiert werden kann. Wenn du ein Unternehmen gründen oder kein finanzielles Risiko eingehen möchtest, ist dieses Konzept eine sinnvolle und günstige Übergangslösung. Je nach Kundschaft nimmst du dabei aber einen Reputationsverlust in kauf.
