Generell hast Du buchhalterisch gesehen weniger Aufwand bei einer Kleinunternehmer-Rechnung als ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Welche Pflichten und Besonderheiten Du bei als Kleinunternehmer bei Deiner Rechnungsstellung dennoch beachten musst, erfährst Du in diesem Beitrag.
Die Grundlage als Kleinunternehmer
Die Grundlage für Deine Existenz als Kleinunternehmer ist die Rechnungsstellung. Egal ob du im produzierenden Gewerbe tätig bist oder Dienstleistungen anbietest – zu wissen, wie Du Deine Rechnungen sauber schreibst ist essentiell für reibungslose Zahlungsabläufe Deiner Kunden. Damit Du Dir keine Sorgen darüber machen musst, dass Kunden Deine Rechnungen zurückweisen, weil sie fehlerhaft sind, haben wir hier alles für Dich, was du für deine Kleinunternehmer-Rechnung wissen musst.
Kleinunternehmer Rechnung schreiben
Wenn Du als Kleinunternehmer eine Rechnung ausstellst, musst Du im Wesentlichen alle Vorschriften beachten, die auch für andere Unternehmen gelten. Es gibt nur zwei wesentliche Unterschiede, die jedoch sehr wichtig sind:
Du darfst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
Jede Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten.
Da Du keine Umsatzsteuer ausweisen darfst, unterscheidest Du nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen und führst auch keine Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach verschiedenen Steuersätzen aus. Diese Sonderregelungen erleichtern Dir das Ausstellen Deiner Kleinunternehmer-Rechnung.
Pflichtangaben
Wenn Du ein Produkt verkaufst oder eine Leistung erbringst, musst Du innerhalb Deutschlands spätestens nach 6 Monaten die Rechnung darüber stellen. Dabei wird der Leistungsmonat nicht mitgerechnet.
Um diese ordnungsgemäß auszustellen, muss auch Deine Kleinunternehmer-Rechnung die folgenden Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
- die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum, - eine Rechnungsnummer,
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und der Dienstleistung,
- den (monatsgenauen) Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Liefer- / Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt),
- Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben.
Bei grundstücksbezogenen Leistungen zusätzlich:
- Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfängern.
Hinweis § 19 UstG
Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ist eine Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuerrecht, die Unternehmern mit niedrigen Umsätzen ein Wahlrecht in Bezug auf die Umsatzsteuer gewährt.
Wichtig ist dafür, dass Du den Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung angibst. Dafür kannst Du beispielsweise aus folgenden Formulierungen wählen:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
„Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
„Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
Umsatzsteuer und die Kleinunternehmerregelung
Als Kleinunternehmer darf Dein Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.
Wenn Du Dein Unternehmen erst gründen möchtest, musst Du deinen voraussichtlichen Umsatz schätzen, wobei für das Gründungsjahr ebenfalls die Umsatzgrenze von 22.000 Euro gilt. Da der Gründungszeitpunkt in den seltensten Fällen auf den Beginn eines Geschäftsjahres fällt, ermittelst Du den anteiligen Grenzbetrag.
Diese Regelung befreit dich von der Ausweisung der Umsatzsteuer.
Fehlerhafte Rechnung, was tun?
Falls Du fälschlicherweise Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer Rechnung ausweist, musst Du diese auch an das Finanzamt abführen. Grund dafür ist, dass Deine Geschäftskunden in diesem Fall den Betrag als Vorsteuer von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen können. Auch wenn Du auf der Rechnung den Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung vergisst, kann es zu Missverständnissen und gegebenenfalls zu Steuernachzahlungen kommen.
Im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung und der Rechnungsstellung kann noch ein weiterer Fehler unerwartete Nachzahlungen zur Folge haben. Wenn der Umsatz deines Unternehmens im Vorjahr 22.000 Euro überschritten hat, kannst Du die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anwenden. Falls Du diesen Umstand zu spät erkennst und weiterhin als Kleinunternehmer Deine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellst, bist Du dem Finanzamt die auf den Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer schuldig.
Es ist zwar nicht erfreulich, kann aber vorkommen, dass Du eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt hast.
Indem Fall ist es wichtig, dass Du die Kleinunternehmer Rechnung korrigierst.
Wann aber genau musst Du eine Korrektur Deiner Kleinunternehmer-Rechnung vornehmen?
Eine Rechnung musst Du immer dann abändern, wenn auf ihr fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben enthalten sind. Tippfehler musst Du nicht korrigieren, wenn der Sinn der Rechnung noch klar zu erkennen ist. Dabei musst Du zwischen zwei Arten von fehlerhafter Rechnung unterscheiden:
Rechnung bereits gezahlt und gebucht
Diese Rechnung musst du stornieren. Dazu musst Du eine Rechnungskorrektur schreiben und dort einen negativen Rechnungsbetrag vermerken. Angeben musst Du aber auf jeden Fall die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung. Danach musst Du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausstellen und diese an den Kunden versenden.
Rechnung noch nicht bezahlt
In diesem Fall schreibst Du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer. Als Alternative kannst Du aber auch ein Berichtigungsdokument schreiben. In diesem Dokument korrigierst Du den oder die Fehler, verweist auf die Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung.
Aufbewahrungsfristen
Für die Kleinunternehmer-Rechnung gibt es eine feste Regelung für die Aufbewahrung: Alle Eingangsrechnungen, die Du als Unternehmer erhältst, musst Du im Original 10 Jahre lang aufbewahren. Von jeder Ausgangsrechnung musst Du eine Kopie anfertigen und diese ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahren. Du solltest dir daher getrennte Ordner für Ein- und Ausgangsrechnungen anlegen und die Rechnungen nach Monaten und Jahren sortieren. Dasselbe gilt auch für Buchungs- und andere Papierbelege.
Elektronische Rechnungen, die Du per Email versendest oder erhältst, müssen elektronisch archiviert werden, und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier 10 Jahre. Wichtig ist hierbei, dass die Rechnungen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Der Datenträger, auf dem Du die elektronischen Rechnungen ablegst, darf keine nachträgliche Veränderung zulassen. Die Speicherung auf Festplatte, USB-Stick und Co. ist damit also nicht akzeptabel.
Kleinunternehmer-Rechnung ins EU-Ausland
Wenn Du Deine Produkte nicht nur auf dem deutschen Markt, sondern auch innerhalb der EU anbietest, musst Du demzufolge eine Kleinunternehmer-Rechnung ins Ausland versenden. Ebenso erhältst Du womöglich Rechnungen über Produkte, die Du aus Ländern der EU liefern lässt, z.B. weil Du für die Produktion ein bestimmtes Merkmal eines Rohstoffs benötigst. Daher listen wir dir hier für beide Richtungen die Regeln für Kleinunternehmer-Rechnungen innerhalb der EU auf.
Wichtig vorab: Umsätze sind immer dort zu versteuern, wo der Leistungsempfänger seinen Sitz hat.
Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land
Das bedeutet: Zwischen den EU-Staaten gelangen Waren zunächst unversteuert über die Staatsgrenzen. Bist Du also derjenige, der Waren ins Ausland liefert, muss in diesem Fall Deine Kleinunternehmer-Rechnung neben den oben genannten allgemeinen Rechnungsangaben zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:
Du gibst deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers an. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr) kannst Du auch als Kleinunternehmer kostenlos beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Sie beweist deinem Geschäftspartner, dass Du tatsächlich als Unternehmer agierst.
In dieser Rechnung darfst Du keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern nur den Nettobetrag, da der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Land abführt. Dies muss als Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger als „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten sein. Die Finanzverwaltung akzeptiert inzwischen aber auch die Verwendung des englischen Begriffes „Reverse-Charge“.
Rechnung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land
Rechnet hingegen ein Unternehmen, das innerhalb der EU ansässig ist, gegenüber dir als deutschem Kleinunternehmer eine Lieferung oder Leistung ab, muss es die Rechnung nach den Vorschriften seines eigenen Staates stellen. Du hast dann auch keinen Anspruch auf eine Rechnung in deutscher Sprache.
In der Regel erhältst Du die ausländische Rechnung dann aber auch ohne Ausweis der Umsatzsteuer und musst den deutschen Umsatzsteuersatz selbst auf den Rechnungsbetrag aufschlagen und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Umsätze mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern werden bei der Ermittlung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen nämlich nicht berücksichtigt.
Daher unterliegst Du in solchen Fällen auch als Kleinunternehmer der Erwerbsbesteuerung und musst für Zeiträume, in denen Du unter Angabe deiner USt-IdNr. aus anderen EU-Ländern Waren oder Dienstleistungen bezogen hast, unaufgefordert Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Ein Voranmeldezeitraum ist dabei grundsätzlich das Quartal. Wenn Du Dich unsicher damit fühlst, bitte einfach das Finanzamt oder Deinen Steuerberater um Hilfe.
