Buchhaltungssoftware kostenlos: Die besten Programme 2024

Junge Frau sitzt mit Headset vor Laptop und macht Notizen

Ganz gleich ob Kleinunternehmung, Handwerksbetrieb oder großes Industrieunternehmen – grundsätzlich benötigt jedes Unternehmen eine Buchhaltung. Viele nutzen dafür den Steuerberater, der natürlich gegen eine Gebühr die erforderliche Buchführung erledigen kann. Allerdings ist das häufig gar nicht notwendig, denn mittlerweile gibt es kostenlose oder sehr günstige Buchhaltungssoftware, die nahezu selbsterklärend ist.

Im Folgenden erfährst Du alles was Du wissen musst, wenn Du Deine Buchhaltung selbst übernehmen willst.

Kostenlose Buchhaltungssoftware: Was spricht dafür?

Grundsätzlich kostet ein gutes Buchhaltungssoftware Tool viel Geld, insbesondere dann, wenn es über zahlreiche Funktionen verfügt. Oftmals ist das aber gar nicht erforderlich, sondern es reichen bereits einige basale Funktionen, um die Buchhaltung durchführen zu können. Vor allem für Kleinunternehmer und Freelancer gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware, die optimal für die Buchführung geeignet ist.

Betrachten wir die Standard-Funktionen einer kostenlosen Buchhaltungssoftware. Im Grunde genommen lässt sich mit ihrer Hilfe die Buchhaltung durchführen, indem alle Geschäftsvorfälle gebucht und via Schnittstelle an das Finanzamt übermittelt wird. Gleichzeitig sind die Programme so konzipiert, dass Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt darüber erstellt und verschickt werden können. Zu guter Letzt gibt es mittlerweile auch die Option, die Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt über Buchhaltungsprogramme durchzuführen. Das bedeutet, dass auch diese Arbeit in den eigenen Händen liegt und nicht über einen Steuerberater ausgeführt werden muss.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einer kostenlosten Buchhaltungssoftware, um die anfallenden Kosten ein Stück weit zu senken. Sie kümmern sich nicht nur um sämtliche Buchungen, sondern auch um das Führen der Bücher. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass Probleme oder finanzielle Engpässe gleich erkannt und behoben werden können. Außerdem zeigt sich schnell eine Kosten- und Zeitersparnis, da alle Belege direkt in das Programm eingespielt werden, ohne erst alles zu einem Steuerberater übergeben zu müssen. Dazu kommt eine direkte Online-Anbindung, beispielsweise an das Geschäftskonto, sodass auch hier eine absolute Transparenz gegeben ist.

 

Kassenbuch führen und mehr: Das können die kostenlosen Programme

Während früher das Kassenbuch noch per Hand geführt wurde, besteht heutzutage die Möglichkeit, die kostenlose Buchhaltungssoftware dafür zu nutzen. Viele Hersteller bieten zusätzlich die Möglichkeit das Kassenbuch über die Buchhaltungssoftware zu pflegen, sodass auch hier eine bessere Übersicht vorhanden ist. Die notwendigen Belege werden eingepflegt, im Kassenbuch hinterlegt und entsprechend gebucht. Du oder Dein Steuerberater sehen somit direkt den Verlauf vom Kassenbuch und können dadurch die Buchhaltung vollständig papierlos durchführen.

Allerdings ist dieses Feature nicht bei jeder kostenlosen Buchhaltungssoftware vorhanden. Hier empfiehlt es sich, die Angaben des Herstellers zu beachten und vor dem Kauf genau zu überprüfen, welches Features schlussendlich vom Hersteller angeboten werden. Häufig ist es so, dass bei einer kostenlosen Buchhaltungssoftware die Basissoftware kostenlos ist, aber besondere Features zugeschaltet werden müssen, die dann natürlich nicht mehr kostenlos sind.

Vorteile für Freiberufler, Kleinunternehmer & Co.

Kleinunternehmer und Freiberufler können über eine kostenlose Buchhaltungssoftware ihre Buchführung vollkommen allein durchführen. Außerdem haben sie hier die Möglichkeit, die Buchhaltung von Grund auf zu lernen und sich darin einzufinden. Sie sind jederzeit auf dem aktuellen Stand, sparen sich teure Steuerberaterkosten und können unmittelbar reagieren, wenn der Kontostand deutlich negativer ist als erwartet.

Das Schöne an der Buchhaltungssoftware ist die Tatsache, dass sich darüber auch Angebote schreiben lassen, ebenso wie nach erfolgter Arbeit auch die dazugehörige Rechnung. Durch die direkte Anbindung an das Geschäftskonto ist zudem der Kontostand direkt sichtbar und somit kannst Du auch sofort sehen, wenn eine Rechnung bereits seit längerer Zeit nicht beglichen worden ist.

Ein weiterer und nicht ganz unwichtiger Vorteil ist die Kostenersparnis im Hinblick auf Büromaterialien, Drucker, Druckerpapier und noch vieles mehr. Die meisten kostenlosen Buchhaltungssoftware stellen eine direkte Schnittstelle zum Finanzamt her, sodass sämtliche Daten direkt auf Elster übertragen werden können.

Beispiele für kostenlose Buchhaltungssoftware

Mittlerweile gibt es eine recht große Auswahl an kostenloser Buchhaltungssoftware, die sehr gut für Freiberufler, Kleinunternehmer oder auch frisch gegründete Start-ups ist. Gerade am Anfang ist es wichtig, dass Kosten gering gehalten werden, um das Unternehmen wirtschaftlich rentabel zu machen. Aus diesem Grund möchten wir Dir gern drei kostenlose Buchhaltungssoftwares vorstellen, die einfach und leicht umzusetzen sind.

 

MonKey Office

Hierbei handelt es sich um eine kostenlose Software für die Buchhaltung, die optimal für kleine Unternehmen, Selbständige und natürlich für Freiberufler geeignet ist. Frei verfügbar ist allerdings nur die Basissoftware, die bereits alle Funktionen beinhaltet, die notwendig sind, um eine passable Buchhaltung durchzuführen. In der MonKey Office Basisfunktion besteht die Möglichkeit, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu schreiben und einzupflegen sowie die Zahlungseingänge und Ausgänge zu kontrollieren. Gleichzeitig ist das Führen eines Kassenbuches möglich sowie Auswertungen im Hinblick auf Summen- und Saldenlisten oder das Ermitteln offener Posten. Zu guter Letzt ist eine DATEV-Schnittstelle für den Import und Export der Daten vorhanden, um diese dem Steuerberater für die Steuererklärung zur Verfügung zu stellen.

MonKey Office lässt sich von der Basisfunktion erweitern, um beispielsweise Artikel und Leistungen einzupflegen, Zahlungsaufträge auszuführen, Abschreibungen durchzuführen sowie viele weitere Funktionen zu implementieren. Die sogenannte REWE und FIBU, die auch einen telefonischen Support beinhalten, kosten 199 Euro plus 79 Euro für jedes Update. Beide Programme werden hingegen als Paket für 299 Euro zuzüglich 119 Euro für jedes Update angeboten. Allerdings sind diese Programme nicht unbedingt für Kleinunternehmer sinnvoll, da die Einnahmen und Ausgaben meist in einem überschaubaren Rahmen liegen.

Taxpool-Buchhalter Mini

Die Zielgruppe dieser kostenlosen Buchhaltungssoftware betrifft Selbstbucher, Kleinunternehmer, Freiberufler, Existenzgründer und Handwerker. Das Programm ist leicht bedienbar, bietet eine übersichtliche Menüführung und erleichtert somit das Buchen von Einnahmen und Ausgaben. Es lassen sich beliebig viele Mandanten anlegen, sodass das Programm optimal für Anfänger, aber auch für Profis ist.

Zusätzlich zur Basisfunktion gibt es natürlich Software-Erweiterungen, wie beispielsweise Taxpool EÜR, Taxpool-Buchhalter Bilanz sowie zahlreiche andere Taxpool Programme, die allerdings nicht kostenlos zur Verfügung stehen. Diese ermöglichen es Dir, Deine Buchhaltung weiterhin mit Taxpool durchzuführen, wenn Dein Unternehmen wächst und gedeiht.

 

GnuCash

 

GnuCash ist ein Verwaltungsprogramm, welches die Komplettlösung für Privatanwender und Kleinunternehmer bietet. Die doppelte Buchführung wird hier hervorragend umgesetzt, sodass jederzeit eine optimale Übersicht über Ein- und Ausgaben gegeben ist. Der Vorteil gegenüber vielen anderen kostenlosten Software-Buchungsprogrammen besteht darin, dass eine direkte Anbindung an das Homebanking möglich ist. Außerdem kann der vollständige Geschäftsverkehr mit Lieferanten und Kunden im Hinblick auf das Erstellen von Rechnungen von GnuCash übernommen werden. Terminierte Buchungen, Balken- und Tortendiagramme zur besseren Übersicht sowie eine leichte Bedienbarkeit der Benutzeroberfläche sind wesentliche Vorteile, die die Buchungssoftware ausmachen.

Vergleich der drei kostenlosen Buchhaltungsprogramme

Wenn wir uns nun die drei kostenlosen Buchhaltungsprogramme anschauen, wird schnell klar, dass jedes Programm für sich einzigartig ist. Das gilt übrigens auch für Papierkram-Alternativen und anderen Buchhaltungsprogramm, wie beispielsweise orgaMax. Die Grundstruktur und der Aufbau ist bei allen der Accounting-Tools gleich, sprich es ist zu jedem Zeitpunkt eine optimale Übersicht über Einnahmen und Ausgaben gegeben. Die einzelnen Programme ermöglichen das Schreiben von Rechnungen sowie die Überprüfung der jeweiligen Zahlung dazu. Auch Ausgangsrechnungen lassen sich implementieren, ebenso wie die Anbindung an das Geschäftskonto, um zu jedem Zeitpunkt alles transparent verfolgen zu können.

Die Benutzer- und Bedienoberfläche ist bei allen einfach und unkompliziert, sodass auch Anfänger damit ohne Weiteres zurecht kommen. Ebenfalls sehr ansprechend ist die Tatsache, dass zu jeder Zeit der Steuerberater auf die Daten zugreifen kann, da jedes Programm eine DATEV-Schnittstelle mitbringt, die dem Steuerberater nur freigegeben werden muss. Wer sich allerdings weitere ausführlichere Features wünscht, beispielsweise das Mahnwesen, eine Artikel-Inventur oder das Durchführen der Steuererklärung an das Finanzamt, wird leider eine Ergänzung zu buchen müssen. Die Ergänzungen sind oftmals allerdings nicht kostenlos, sondern können sogar ziemlich kostenintensiv sein.

 

Warum sich eine kostenlose Buchhaltungssoftware nicht immer lohnt

Wer sich mit einem Kleinunternehmen selbständig macht oder als Freiberufler unterwegs sein möchte, muss zu Beginn erstmal schauen, inwieweit sich das eigene Unternehmen entwickelt. Um hierbei die Kosten und die Einnahmen in einem gesunden Verhältnis zu halten, ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware die beste Lösung. Die Bedienoberfläche ist einfach und überschaubar, ebenso wie die Übersicht über die Einnahmen und natürlich die Ausgaben. Allerdings zeigt sich häufig nach einigen Monaten, dass diese Software nicht ausreicht, um ein schnell wachsendes Gewerbe angemessen bei der Buchhaltung zu unterstützen.

 

Mögliche Zusatzkosten bei Buchhaltungssoftware

Wenn Du wirklich nur deine Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten möchtest, ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware in jedem Fall die richtige Lösung. Hast Du aber ein Unternehmen gegründet, wo sich schnell zeigt, dass eine detaillierte Buchhaltung erforderlich ist, wirst Du feststellen, dass das Programm schnell an seine Grenzen stößt. Sicherlich bieten in dem Fall die meisten Hersteller ein Upgrade an. Doch sind diese häufig preislich sehr hoch angesetzt, sodass es sich schon gar nicht mehr lohnt.

Genaue Kosten lassen sich im Bereich der Zusatzkosten nicht wirklich definieren, da es sehr von der jeweiligen Software und natürlich dem Hersteller abhängt. Die meisten Upgrades liegen allerdings im Bereich 199 Euro zuzüglich 80 bis 100 Euro für Updates. Allerdings gibt es auch direkt Software für die Buchhaltung, die zwar nicht kostenlos, aber dennoch preislich sehr attraktiv ist. In der Regel wird sie monatlich bezahlt, wobei der Preis sehr gering ist und gleichzeitig als Ausgabe wieder steuerrechtlich verrechnet werden kann.

 

Günstige Buchhaltungssoftware mit kostenfreier Testversion

Zusätzlich zu einer kostenlosten Buchhaltungssoftware gibt es auch zahlreiche Anbieter, die günstige Software-Angebote machen. Der Vorteil besteht darin, dass meist eine kostenfreie Testversion möglich ist, um sich mit allen Features, der Benutzeroberfläche sowie eventuellen Upgrades auseinanderzusetzen. Meist ist in den kostenlosen Programmen ein Support inkludiert, der sowohl telefonisch als auch per Chat und per eMail erreichbar ist. Wir möchten Dir zwei günstige Buchhaltungsprogramme vorstellen, die uns positiv aufgefallen sind:

 

Sevdesk

Sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, wo es nicht erforderlich ist, erst ein Programm auf dem Computer zu installieren. Der vollständige Leistungsumfang erfolgt über die Cloud-Funktion, sodass du von jedem Ort aus auf deine Buchhaltung zugreifen kannst. Die Struktur von Sevdesk ist modern und einfach, was sich insbesondere in der übersichtlichen Benutzeroberfläche widerspiegelt. Hier findest du eine Vielzahl an Grundfunktionen sowie zusätzliche Features, um deine Buchhaltung entsprechend im Überblick zu haben. Das Schöne bei Sevdesk ist, dass du keine Vorkenntnisse benötigst, da die Menüführung selbsterklärend ist. Ebenfalls sehr vorteilhaft ist die Tatsache, dass Existenzgründer mit einem entsprechenden Nachweis im ersten halben Jahr lediglich 7,50 Euro bezahlen. Erst dann fällt der reguläre Preis von 15 Euro an.

 

Lexoffice

Ebenso wie beliebt wie DATEV, Moss oder WISO MeinBüro ist die günstige Buchhaltungssoftware Lexoffice. Auch hier wird eine cloudbasierte Lösung angeboten. Es gibt klassische Grundfunktionen, beispielsweise Mandanten anlegen, Rechnungen schreiben, Ausgangsrechnungen importieren, Anbindung an das Geschäftskonto, Mahnwesen und noch vieles mehr. Zudem gibt es natürlich auch hier Zusatz-Features und Schnittstellen für den Steuerberater oder das Finanzamt. Für einen leichten Einstieg sorgen Eingabe-Hilfen sowie integrierte Programm-Assistenten, damit du dich schnell mit dem Programm vertraut machen kannst. Der wesentliche Vorteil von Lexoffice besteht in der monatlichen Kündbarkeit und natürlich den Preisen. Je nach Umfang der gewünschten Funktionen bewegen sich die Preise bei Lexoffice zwischen 9,90 Euro und 24,90 Euro pro Monat.

 

Unser Fazit

Ganz gleich ob eine kostenlose oder kostengünstige Buchhaltungssoftware, am Ende des Tages entscheiden die eigenen Bedürfnisse über das jeweilige Programm. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass Existenzgründer, Freiberufler und auch Kleinunternehmen zu Beginn mit einer kostenlosten Software alles richtig machen. Die Software bietet alles, um eine optimierte Übersicht über Kosten und Einnahmen zu behalten. Sobald sich das Verhältnis verschiebt, kannst Du direkt reagieren, ohne dich erst mit deinem Steuerberater in Verbindung setzen zu müssen. Außerdem trägt die Buchhaltungssoftware dazu, Folgekosten beim Steuerberater zu minimieren, da du selbst bereits eine ausgezeichnete Grundlage schaffst.

Florian
Florian
Mein erstes Unternehmen habe ich bereits im zarten Alter von 21 Jahren im Studium gegründet. Wirklich erfolgreich war das ganze nicht, aber viele Jahre später stehe ich auf eigenen Beinen und verdiene online im Internet gutes Geld. Auf bizFM teile ich einige meiner persönlichen Ansichten und Erfolgsrezepte.
Florian
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Mein erstes Unternehmen habe ich bereits im zarten Alter von 21 Jahren im Studium gegründet. Wirklich erfolgreich war das ganze nicht, aber viele Jahre später stehe ich auf eigenen Beinen und verdiene online im Internet gutes Geld. Auf bizFM teile ich einige meiner persönlichen Ansichten und Erfolgsrezepte.

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